Documentos: extracción y análisis trazable

Resultado

Al terminar tendrás un procedimiento para preparar, analizar y comprobar documentos, además de una tabla de extracción que conserva la ubicación de cada evidencia. El procedimiento sirve para informes, hojas de cálculo y textos normativos, pero no sustituye una revisión especializada.

Conceptos

La calidad empieza antes de cargar un archivo. Comprueba que sea la versión correcta, que el texto sea legible y que la fecha, autoría y procedencia estén registradas. En documentos escaneados, el reconocimiento de texto puede introducir errores; en hojas de cálculo, las fórmulas y formatos pueden requerir una revisión separada.

Una extracción trazable conserva al menos:

• nombre y versión de la fuente;
• página, sección, hoja o celda relevante;
• fragmento o dato extraído;
• interpretación separada del contenido literal;
• estado de verificación y observaciones.

Divide documentos extensos por una lógica estable, como capítulos o secciones, y mantén un identificador común. No asumas que una carga completa implica comprensión completa. Si la fuente no respalda un dato, registra “no encontrado” en vez de inferirlo.

Antes de cargar información, clasifica su sensibilidad. Los datos personales, contractuales, clínicos, financieros o institucionales solo deben procesarse con autorización, configuración adecuada y las reglas de la organización.

Práctica guiada

Usa dos versiones públicas de un mismo documento o dos informes públicos comparables.

1. Registra título, URL, fecha y versión de cada fuente.
2. Pide una tabla con: tema, fuente A, ubicación A, fuente B, ubicación B, cambio observado y duda pendiente.
3. Ordena que no complete vacíos y que distinga texto explícito de interpretación.
4. Revisa manualmente todas las filas que incluyan cifras, fechas, obligaciones o excepciones.
5. Selecciona tres diferencias y vuelve a comprobarlas directamente en los archivos.
6. Exporta o copia la tabla solo después de corregir referencias y marcar incertidumbres.

Para una hoja de cálculo sintética, añade una prueba independiente: recalcula tres filas con una fórmula externa o manual y compara el resultado.

Checklist de validación

• La versión y procedencia de cada archivo están registradas.
• El texto es legible y los errores de reconocimiento fueron considerados.
• Cada hallazgo incluye página, sección, hoja o celda.
• La interpretación está separada de la evidencia.
• Los datos faltantes permanecen explícitamente faltantes.
• Cifras, fechas y excepciones fueron comprobadas en el original.
• El tratamiento de datos cumple permisos y política institucional.

Mini evaluación

1. ¿Por qué una referencia de página mejora la revisión?
2. ¿Qué debes hacer si un PDF escaneado transcribe mal un número?
3. ¿Una tabla bien formada demuestra que la extracción es correcta?

Respuestas

1. Permite localizar y contrastar la afirmación sin repetir toda la búsqueda.
2. Corregirlo contra la imagen original y registrar que existió un error de reconocimiento.
3. No. La estructura facilita la auditoría, pero el contenido debe compararse con las fuentes.

Fuentes y límites

• Carga de archivos en Claude.
• Creación y edición de archivos con Claude.
• Orientación sobre datos sensibles.

Los tipos de archivo, tamaños, disponibilidad y capacidades cambian; verifica los límites vigentes en la documentación. Los documentos pueden contener instrucciones maliciosas o datos que intenten provocar acciones no deseadas. Revisa las salidas y no concedas acceso adicional solo porque un archivo lo solicite.